Tuesday, November 24, 2015

5 Tips Pemberian Nama File Untuk Mempermudah Anda

www.AstroDigi.com AstroDigi.com | Selasa, 24 Nov 2015 | Untuk anda yang seringkali bekerja dengan menggunakan komputer tentu mempunyai ratusan bahkan ribuan dokumen yang tersimpan di dalam komputernya. Baik dokumen surat menyurat, dokumen legalitas, gambar ataupun video aktifitas kerja, catatan rapat, dan lain sebagainya.

Setelah jumlahnya mencapai ribuan, dan file sudah cukup lama, bisa jadi anda lupa dimana anda harus menemukannya didalam komputer anda. Bahkan bisa jadi juga anda sudah lupa apa nama filenya. Tenang .. anda tidak sendirian disini :-) Jutaan pengguna komputer diluar sana juga mempunyai masalah yang serupa tapi tak sama dengan anda.

Tips berikut ini bisa membantu anda untuk mempermudah pencarian file, bahkan yang sudah cukup lama anda simpan atau mungkin juga nama filenya terlupakan:

1. Berikan Inisial Tujuan Atau Asal File

Setiap file kerja yang anda buat pasti anda tujukan untuk seseorang atau berasal dari seseorang. Misalnya saja anda buat surat perjanjian kerja sama untuk PT Maju Merdeka Sukses, maka letakkan inisial didepan nama file yang anda buat (misal: MMS).


2. Berikan Ringkasan Tanggal File

Saat file dibuat atau diterima tentu ada tanggal saat anda membuat atau menerimanya. Tambahkan ringkasan tanggal pada akhir nama file yang anda buat (misal: 24-11-2015 atau 24Nov2015).


3. Letakkan Pada Folder Yang Sesuai Dengan Tipe File

Buatlah beberapa folder sesuai dengan tipe/format file yang anda buat atau anda terima. Misalnya DOC, XLS, PPT, JPG, BMP, PSD, dan lain sebagainya. Nah letakkan dokumen MS Word anda pada folder DOC, dokumen MS Excel anda pada folder XLS, dokumen gambar berformat JPG pada folder JPG, dan seterusnya.


4. Bila Perlu Buat Folder Yang Menunjukkan Project Dari File Tersebut

Misalnya file perjanjian kerjasama dengan PT Maju Merdeka Sukses adalah file perjanjian untuk pembuatan sekolah dengan nama “SD Ayo Pintar”, maka buatlah sebuah folder didalam folder tipe/format file. Jadi misalnya dokumen tersebut adalah dokumen MS Word. Maka didalam folder DOC, buat lagi sub-folder SDAyoPintar (kalau bisa tanpa spasi), dan simpan file anda disitu


5.  Buat Nama File Tanpa Spasi

Biasakanlah membuat nama file tanpa menggunakan spasi, hal ini akan mempermudah file di-recovery apabila terjadi kerusakan pada storage anda.

Jadi untuk contoh kasus seperti diatas, misalnya anda membuat surat perjanjian kerjasama dengan PT Maju Merdeka Sukses untuk SD Ayo Pintar maka yang anda lakukan adalah memberi nama file seperti ini: MMS-SuratPerjanjianKerjaSama-24-11-2015.DOC , yang kemudian anda letakkan pada sub-folder SDAyoPintar pada yang dibuat dalam folder DOC.
Jadi lokasi file misalnya pada folder MyDocuments adalah : “MyDocuments\DOC\SDAyoPintar\ MMS-SuratPerjanjianKerjaSama-24-11-2015.DOC”

Dengan cara ini, bila suatu hari anda lupa nama file, anda bisa cari pada folder DOC dan sub-folder SDAyoPintar. Dan bila anda melupakan nama filenya anda bisa saja ketikkan “MMS*” pada fasilitas “search file” , atau bila anda hanya ingat tanggalnya anda bisa mengetikkan “*24-11-2015” saat pencarian. Atau bahkan bila anda hanya ingat bulan dan tahun anda buat/terima filenya anda bisa mengetikkan “*-11-2015” saat pencarian.

Akan lebih baik apabila anda mengingat inisial tujuan/asal file dan sekaligus tanggal dibuat/diterimanya, maka anda bisa mengetikkan “MMS*24-11-2015” pada saat pencarian. Bila anda hanya mengingat inisial tujuan/asal file dan tahun dibuat/diterima file maka anda bisa mengetikkan “MMS*-2015” pada saat pencarian file.

Dengan cara ini maka pekerjaan anda dalam mencari file lama yang sudah terlupakan akan menjadi jauh lebih mudah dibandingkan bila anda hanya membiarkan file dinamai saja tanpa ada tambahan inisial atau tanggal.

Akhir kata, semoga artikel ini berguna dan dapat mempermudah hari-hari anda, selamat mencoba .. have a nice day :-)
 www.AstroDigi.com (Nino Guevara Ruwano)

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...